Comment organiser vos mails ?

Mon blog existe pour vous aider à trouver des solutions pour améliorer votre organisation personnelle en la simplifiant au maximum avec des astuces faciles.

Commençons donc aujourd’hui avec la première de la liste: comment organiser ses mails !

Je me baserai cependant sur la boîte que j’utilise: GMAIL. Désolée pour ceux qui ne l’utilisent pas, mais je ne veux pas parler de quelque chose que je ne connais pas.

L’état de votre boite mail

Actuellement, vous savez que l’heure est grave. Vous avez 1754 mails dans votre boîte, non-classés et dont 932 sont notifiés comme « non-lus ». Voir que vos messages tiennent sur plus de 80 pages vous gonflent et il est temps de réagir.

Etape 1 : la suppression

Comme pour le ménage, il faut d’abord désencombrer votre boîte mail. Pour cela, nul besoin de sacs poubelle, puisque la corbeille virtuelle est là ! Et les mails à supprimer sont facilement identifiables car ce sont en général ceux que l’on reçoit quotidiennement et qu’on n’ouvre quasiment plus, à savoir :

  • les notifications ponctuelles (type Facebook !)
  • les mails de promos flash (qui tombent toujours quand on n’a plus un rond !)

Eh oui, il y a des choses inutiles à conserver. Donc on supprime !

Oui, mais je ne vais tout de même pas m’amuser à éplucher les 80 pages pour effacer ces mails !

C’est vrai. Vous aurez remarqué que Gmail ne propose pas de classement des courriels par expéditeurs. Il faut donc ruser :

  • Ouvrez un mail de notification comme ceux de Facebook.
  • Copiez (Ctrl+C) l’adresse de l’expéditeur
  • Dans la barre de recherche de Gmail, tapez « From: » et collez (Ctrl+V) l’adresse que vous venez de copier.
  • Cliquez ensuite sur la loupe (mais ne sélectionnez pas « Rechercher sur le web !)
  • Tous les mails venant de cet expéditeur (ici Facebook) s’affichent.
  • Vous n’avez plus qu’à cliquer sur Sélectionner / Tous et à supprimer !

Etape 2 : Se désinscrire

Faites le tour des mails qu’il reste. Vous êtes sûrement encore inscrit à des newsletters qui ne vous intéressent plus. Désinscrivez-vous puis, de la même manière que précédemment, supprimez les mails.

Etape 3 : créez des catégories

Les catégories, c’est un peu comme les plans de classement: c’est en fonction de chacun ! Et sachez que vous pouvez créer des sous-catégories aussi. Donc même si je ne peux pas vous fournir des modèles tout faits, voici quelques idées:

  • Factures
  • Mots de passe
  • Tutoriels
  • Idées cuisine
  • Problèmes
  • Plannings
  • Famille
  • Efficacité
  • Développement personnel
  • Argent
  • Etc …
  • A faire

Le but n’est pas de garder tous vos mails, mais seulement ceux qui pourront vous servir. Ne créez donc pas toutes ces catégories ! Par contre, une catégorie est indispensable: « A faire ».

Etape 4: Triez vos mails

C’est ici l’étape la plus longue. Traitez chacun de vos mails en les classant dans les catégories que vous venez de créer ou en les supprimant.

Etape 5 : Adoptez de nouvelles habitudes

Maintenant que votre boite est vide, il vous faudra dorénavant adopter de bonnes habitudes:

  • traitez vos mails au fur et à mesure qu’ils arrivent
  • si vous vous inscrivez à une newsletter uniquement pour le cadeau de bienvenue, désinscrivez-vous aussitôt
  • Ajoutez-le à votre liste de tâche

Comment intégrer un mail à une liste de tâches

Si un mail de demande d’action vous arrive, sélectionnez-le (en cochant la case à gauche du mail) et cliquez sur « ajouter à la liste de tâches » (grâce au bouton « plus »). Il ne vous reste plus qu’à modifier l’intitulé de la tâche.

Cet outil est très pratique, puisqu’il vous évite un double travail et que vous gardez toutes les infos sous la main.

Je vous conseille aussi de synchroniser votre compte Google avec votre téléphone portable comme ça, vous aurez tout à portée de main !

Bon nettoyage et adieu les mails qui ne servent à rien 😉

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