Le programme Simplex au Portugal
Il y a cinq ans, le Portugal a engagé un vaste mouvement de réforme de son service public, qui a débouché sur une profonde réorganisation à des services et sur une transformation du statut des fonctionnaires. En 2009, le programme Simplex poursuit les chantiers de simplification des démarches pour le citoyen et récolte de nouveaux succès.
Faciliter les démarches administratives des usagers
Avec le programme Simplex, le Portugal place la simplification au cœur des réformes. S’appuyant sur un nombre croissant de services accessibles en ligne, il a pour but de rendre les démarches administratives des citoyens et des entreprises plus faciles. Les bénéfices recherchés sont triples : accroître la compétitivité en diminuant les charges qui pèsent sur les entreprises ; transformer le service public en réduisant le déficit public ; simplifier la vie des usagers en rendant les services publics plus accessibles et plus transparents. Le succès de ce projet repose sur un principe simple : le citoyen ne doit plus avoir à fournir à l’administration une information qu’elle possède déjà. C’est aux services de mettre en œuvre une organisation appropriée pour échanger les informations nécessaires.
Une fois simplifiées, harmonisées, dématérialisées, rendues plus accessibles et standardisées, les démarches administratives ont gagné en clarté et en efficacité, avec des résultats parfois spectaculaires. Ainsi, le délai nécessaire pour enregistrer une société est passé de 54 jours à moins de 48 minutes. Depuis 2005, 70 000 nouvelles entreprises ont bénéficié de cette mesure de simplification baptisée « une entreprise sur le champ » et 90% des entreprises ont eu recours au service dématérialisé du « système d’information simplifié pour les entreprises » afin de déclarer leurs résultats. Pour les particuliers, une des principales innovations est la carte d’identité électronique, aujourd’hui détenue par plus de 1,5 million de Portugais (150 000 demandes enregistrées par mois en 2009) et qui leur permet de communiquer en ligne avec les administrations de manière sécurisée.
Une réforme sous le signe de la co-production
L’utilisation des nouvelles technologies est un enjeu majeur pour le programme Simplex, alors que seulement 35% des Portugais possèdent une connexion internet. Pour réussir la mise en place d’une administration électronique efficace et la simplification des procédures, les services ont réussi le pari de mettre en place une architecture organisationnelle et technique commune et d’assurer une gestion efficace du front office et du back office. Des guichets uniques organisés autour des événements de vie des citoyens (830 services) et des entreprises (480 services) ont aussi été mis en place sur tout le territoire.
En 2009, Simplex a franchi un nouveau cap en associant les usagers à la démarche de simplification dans le cadre de consultations sur Internet via « des boîtes à suggestion en ligne ». Près de 900 commentaires ont été enregistrés. Dans le cadre du "Simplex Idea Award", les agents des administrations ont également été mis au défi de faire part de leurs idées de simplifications. Une vingtaine d’initiatives a depuis été retenue, comme par exemple la mise en place d’une procédure simplifiée pour l'exemption de taxes sur les services de santé ou la création d'un agenda électronique pour rappeler aux contribuables les dates-clés de leurs obligations légales (notamment en matière fiscale).
Pour en savoir plus : le site (en anglais) du ministère de l’économie portugais
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